Regulament privind cadrul de administrare

1. Introducere

 

Prezentul REGULAMENT PRIVIND CADRUL DE ADMINISTRARE A ACTIVITĂȚII OCN ”CREDITBUN” SRL a fost elaborat în conformitate cu prevederile Legii nr. 1 din 16.03.2018 cu privire la organizațiile de creditare nebancară, statutul OCN CreditBun și a altor acte normative.

 

2. Organizarea

 

2.1. Organizația de Creditare Nebancară CREDITBUN SRL (denumită în continuare CreditBun) a fost înființată la 10.03.2010 în baza Legii nr.845 din 03.011992 cu privire la antreprenoriat și întreprinderi, Legii nr. 81 din 18.03.2004 cu privire la societățile cu răspundere limitată și Legii nr. 280 din 22 iulie 2004 cu privire la organizațiile de microfinanțare, cu modificările și completările ulterioare în baza Legii nr. 1 din 30.03.2018 cu privire la Organizațiile de Creditare Nebancare.

2.2. CreditBun își desfășoară activitatea în temeiul Legislației în vigoare, în baza statutului și a regulamentelor interne.

2.3. CreditBun respectă prevederile actelor normative:

- Legea nr. 202/2013 privind contractele de credit pentru consumatori;

- Legea nr. 308 din 22.12.2017 cu privire la prevenirea și combaterea spălării banilor și finanțării terorismului.

2.4. Activitatea principală a CreditBun este menționată în actul de constituire: Acordarea de credite nebancare.

2.5. Pentru buna funcționare, CreditBun întocmește politici, proceduri, regulamente, ordine și alte acte care reglementează modul de desfășurare a activității sale, cu respectarea normelor emise de organul de supraveghere Comisia Națională a Pieței Financiare și altor autorități.

2.6. Structura organizatorică a CreditBun include Departamentele necesare pentru îndeplinirea obiectului său de activitate, în conformitate cu structura organizatorică.

2.7. Departamentul reprezintă o componentă în cadrul structurii organizatorice a CreditBun, formată din specialiști cu un set definit de responsabilități. 

 

3. Conducerea

 

3.1. Conducerea CreditBun este asigurată de Administrator (Director).

3.2. Documentele zilnice sunt valabil întocmite dacă sunt semnate de către angajatul responsabil, sau de managerul direct al acestuia.

3.3. Administratorul organizează și administrează întreaga activitate curentă a CreditBun. 

3.4. Administratorul are următoarele atribuții:

- să elaboreze și să aplice strategia de dezvoltare CreditBun și să asigure implementarea documentației interne;

- să reprezinte CreditBun în relațiile cu terții - persoane fizice și juridice, instituții și autorități publice, inclusiv stabilirea obligațiilor care au la bază respectivele documentații financiare și juridice, în limitele declarate de către Statut sau prin alte documente interne;

- să încheie acte juridice în numele CreditBun;

- să selecteze și să angajeze personalul necesar pentru desfășurarea activității CreditBun și să stabilească remunerația;

- să demită și să decidă sancțiuni disciplinare, cu respectarea prevederilor legale, pentru angajații care nu respectă procedurile, politicile, deciziile, regulamentele aplicabile pentru neîndeplinirea obligațiilor sau îndeplinirea defectuoasă a atribuțiilor și competențelor specificate în fișa postului.

 

4. Controlul intern

 

4.1. Controlul intern în cadrul CreditBun constă într-o serie de mijloace care să permită conducerii să se asigure că operațiunile desfășurate, organizarea și aplicarea regulamentelor, politicilor, procedurilor și normelor interne de lucru respectă prevederile legale, strategia de dezvoltare a CreditBun.

4.2. CreditBun organizează activitatea de control intern în scopul îndeplinirii următoarelor obiective:

- dezvoltarea activității în condiții de eficiență;

- asigurarea conformității activității CreditBun cu cadrul legal și cu normele corespunzătoare.

4.3. Controlul intern este un proces continuu în care este implicată structura de conducere și angajații CreditBun.

4.4. Contabilul șef va conduce activitățile de control intern. Administratorul va organiza, sprijini și urmări modul de efectuare a controlului intern actual.

4.5. Șefii de Departamente vor fi responsabili pentru verificarea zilnică și periodică a tuturor operațiunilor efectuate în structurile organizaționale pe care le desfășoară.

 

5. Riscul de piață

 

5.1. În procesul de administrare a riscului de piață CreditBun va lua în considerare cel puțin următoarele subcategorii ale acestuia:

- riscul de rată a dobânzii;

- riscul de prețuri;

- risc valutar.

5.2. Riscul de rată a dobânzii și riscul valutar va fi administrat de către CreditBun pentru toate activele și pasivele în monedă națională și în valută străină, inclusiv cele atașate la cursul valutei străine din bilanțul contabil și din afara bilanțului contabil.

5.3. În cadrul gestionării riscului de prețuri CreditBun va lua în considerare identificarea, evaluarea, monitorizarea și controlul volatilității potențiale a prețurilor instrumentelor financiare din bilanț și din afara bilanțului. Limitele pentru expunerile la riscul de prețuri va include tentativ limite pentru expunerea față de o companie, față de un sector și limită pentru pierderi.

5.4. În cadrul gestionării riscului valutar CreditBun va analiza fluxul de mijloace bănești pentru fiecare valută și agregate (intrări/ieșiri) pentru cea mai apropiată perioadă viitoare, scadența pozițiilor scurte și lungi, schimbarea valorii activelor, pasivelor și pozițiilor din afara bilanțului ca urmare a schimbării cursurilor de schimb, efectul poziției riscului valutar asupra capitalului. 

 

6. Riscul operațional

 

6.1. În procesul de administrare a riscului operațional CreditBun va lua în considerare cel puțin, următoarele subcategorii ale acestuia:

- riscul de conformitate;

- riscul aferent tehnologiilor informaționale și comunicațiilor.

6.2. CreditBun are față de personalul său așteptări de conduită corectă, integritate și valori etice la cel mai înalt nivel și va identifica responsabilitățile specifice astfel încât personalul să înțeleagă rolul și responsabilitățile în domeniului gestiunii riscului operațional, precum și autoritatea acestora de a acționa.

6.3. În procesul de administrare a  riscului operațional Creditbun va lua în considerare cel puțin următoarele categorii de evenimente:

- fraude sau tentative de fraude interne și/sau externe;

- practici de angajare și siguranță la locul de muncă;

- practici comerciale aferente clienților și produselor;

- existența prejudiciilor asupra activelor corporale;

- întreruperea activității și funcționarea neadecvată a sistemelor;

- executarea, livrarea și administrarea proceselor.

6.4. Orice activitate externalizata unei părți terțe trebuie să fie revizuită de către Creditbun pentru a asigura că riscul operațional și alte riscuri nu se majorează în urma metodelor inadecvate de control sau a altor deficiențe ale părților terțe care preiau activitățile respective.

6.5. Pentru a reduce riscul operațional în anumite domenii, care poate fi cauzat de fraude sau calamități naturale, administratorul trebuie să decidă dacă este fezabilă asigurarea contra acestor pericole, utilizând analiza cost-beneficiu, când este posibil.

6.6. Administratorul este responsabil pentru crearea unei culturi de conformitate, care protejează CreditBun de riscul asociat cu nerespectarea legilor, regulamentelor subordonate acestora, regulilor aplicabile activității de creditare nebancară.

6.7. Creditbun nu trebuie să participe în tranzacții prin care clienții intenționează să evite respectarea cerințelor de raportare financiară, a obligațiilor fiscale sau să faciliteze conduită nelegală. 

6.8. Identificarea, evaluarea, monitorizarea și controlul riscului de conformitate, precum și testarea periodică privind conformarea CreditBun cu cadrul normativ se efectuează de către personalul de conformitate.

6.9. Șefii de Departamente în cadrul CreditBun sunt responsabile pentru asigurarea raportării imediate către Administrator a oricăror neîndepliniri semnificative a cadrului legal, actelor normative, acordurilor, practicilor recomandate sau standardelor etice care ar putea atrage un risc sporit de sancțiuni, pierderi financiare sau deteriorarea reputației.

6.10. CreditBun trebuie să dispună de procese și o infrastructură a tehnologiei informaționale și comunicațiilor adecvată prin care să administreze riscurile aferente sistemului informațional și care să susțină cerințele activității curente și viitoare, atât în condiții normale, cât și în condiții de criză, precum și să asigure integritatea datelor și a sistemelor, securitatea și disponibilitatea acestora.

 

7. Riscul de lichiditate

 

7.1. Riscul de lichiditate va fi administrat de CreditBun pentru toate activele și pasivele în monedă națională și valută străină, inclusiv cele atașate la cursul valutei străine, din bilanțul contabil și din afara bilanțului contabil, precum și luând în calcul toate riscurile complementare. 

7.2. Creditbun trebuie să se asigure că deține rezervele de lichiditate suficiente și să dispună de planuri de finanțare alternativă.

7.3. CreditBun va evalua intrările de numerar prin comparare cu ieșirile de numerar și să determine valoarea lichidă a activelor, în scopul de a identifica deficitul potențial al finanțării nete viitoare. În acest sens, CreditBun va identifica, evalua și monitoriza pozițiile aferente riscului de lichiditate pentru:

- fluxurile de mijloace bănești viitoare aferente activelor și datoriilor;

- sursele de cerere neprevăzută de lichiditate și factori declanșatori asociați pozițiilor din afara bilanțului;

- activitățile aferente, etc.

7.4. În scopul identificării, evaluării și monitorizării pozițiilor aferente riscului de lichiditate pentru fluxurile de mijloace bănești viitoare aferent activelor și datoriilor, CreditBun trebuie:

- să dispună de cadrul robust de administrare a riscului de lichiditate care să furnizeze previziuni dinamice ale fluxului de mijloace bănești ce iau în considerare ipoteze cu privire la comportamentul contrapărților importante în situația modificării condițiilor acestuia;

- să construiască ipoteze realiste cu privire la necesitățile de lichiditate pe termen scurt și pe termen lung, care să reflecte complexitatea activităților desfășurate, a serviciilor oferite și a piețelor pe care operează;

- să analizeze calitatea activelor care pot fi utilizate drept garanție financiară pentru a evalua potențialul acestora de a asigura finanțarea în condiții de criză;

- să administreze, în funcție de scadență intrările de numerar în raport cu ieșirile de numerar înregistrate pentru a obține o distribuție pe scadențe a surselor de care dispune în vederea utilizării acestora.

7.5. În scopul identificării, evaluării și monitorizării pozițiilor aferente riscului de lichiditate pentru sursele de cerere neprevăzută de lichiditate și factorii declanșatori asociați pozițiilor din afara bilanțului, CreditBun trebuie să identifice, să evalueze și să monitorizeze fluxurile de mijloace bănești legate de angajamentele din afara bilanțului și de alte obligații neprevăzute, trebuie să monitorizeze administrarea riscului de lichiditate legat de relația cu anumite entități stabilită în scopul minimizării riscurilor instrumentelor financiare, garanțiilor și a altor angajamente ale CreditBun. 

7.6. În scopul identificării, evaluării și monitorizării pozițiilor aferente riscului de lichiditate pentru valute străine, în cazul efectuării tranzacțiilor cu pondere semnificative, CreditBun trebuie:

- să-și evalueze necesitățile agregate de lichiditate în valută străină,

- să analizeze separat strategia pentru fiecare valută străină în care desfășoară o activitate semnificativă, cu luarea în considerare a restricțiilor în perioadele de criză;

- să evalueze probabilitatea pierderii accesului pe piețele valutare, precum și gradul de convertibilitate al monedelor în care aceasta își desfășoară activitatea.

7.7. În scopul identificării, evaluării și monitorizării pozițiilor aferente riscului de lichiditate pentru activitățile conturilor corespondente, Creditbun trebuie să înțeleagă și să aibă capacitatea de a administra modalitatea în care furnizarea de servicii de corespondent, custodie și decontare îi poate afecta fluxurile de mijloace bănești.

7.8. CreditBun va determina lichiditatea unui activ în baza capacității acestuia de a genera lichidități, indiferent de clasificarea lui ca element din portofoliul de tranzacționare/element din afara portofoliului de tranzacționare sau de tratamentul contabil aplicabil acestuia. 

 

8. Atribuțiile generale ale Departamentelor

 

8.1. Atribuțiile generale ale Departamentelor sunt:

- îndeplinirea funcțiilor departamentului  specificate în respectivele documente interne care reglementează obiectivul principal, sarcinile; obligațiile și responsabilitățile respectivului departament;

- pregătirea, obținerea aprobării, implementarea și revizuirea documentelor interne care reglementează obiectul de activitate al departamentului respectiv, având ca fundament strategia, obiectivele Creditbun stabilite de către Administrator, statut și orice alte documente juridice, inclusiv Legi;

- efectuarea de studii de analiză în concordanță cu principalele funcții ce constituie obiectul activității Departamentelor și/sau depunerea măsurilor propuse în vederea îmbunătățirii documentelor intern care le reglementează;

- asigurarea măsurilor necesare pentru siguranța documentelor și a informațiilor, precum și pentru secretul operațiunilor desfășurate, în conformitate cu documentele interne;

- organizarea de cursuri de formare pentru a asigura cunoștințele și aplicarea adecvată a principalelor funcții ale departamentului;

- analiza și soluționarea problemelor ridicate de către alte departamente și de parteneri de afaceri, în ceea ce privește aplicarea funcțiilor Creditbun;

- îndeplinirea oricăror altor îndatoriri atribuite de către conducerea CreditBun în limitele stabilite de legislație, statut, precum și prin alte documente interne.

 

9. Atribuțiile specifice ale Departamentelor

 

9.1. Pentru asigurarea continuității și gestiunii eficiente a fluxului activităților, în cadrul CreditBun sunt create Departamente specializate după cum urmează:

- Creditare;

- Colectare;

- Juridic;

- Financiar;

- Secretariat.

9.2. Angajații din Departamentul Creditare se află în contact direct cu clienții zilnic și, în acest sens, sunt responsabili pentru imaginea bună a companiei. Consultanții de credit sunt responsabili de:

- solicitările clienților din birou și online,

- consultanță politicoasă și încurajatoare a clienților sau a persoanelor interesate de credite;

- identificarea identității clientului prin documentele de identificare personale înainte de semnarea oricăror acte;

- gestionarea toate tipurile de solicitări sau întrebări ale clienților;

- Adăugarea de noi clienți în Sistemul informațional CrediBun (SIC);

- Monitorizarea achitărilor clienților și efectuarea sunetelor de reamintire clienților pentru intarzierea ratelor.

9.3. Activitate de colectare a creditelor reprezintă ansamblul măsurilor întreprinse  pentru prevenirea în termeni amiabili a pierderilor datorate neplății sau a plății întârziate conform contractelor de credit cu clienții. 

9.4. Departamentul Juridic funcționează sub conducerea Șefului Departamentului Juridic, subordonat Administratorului CreditBun. Principalele atribuții ale departamentului Juridic sunt:

- organizează, planifică și asigură recuperarea datoriilor care nu au putut fi recuperate de departamentul colectare;

- organizează, planifică și asigură reprezentarea în Instanță a Creditbun în limitele termenelor de judecată;

- asigură diseminarea de cunoștințe juridice în cadrul CreditBun în vederea reducerii riscului de litigii;

- asigură informarea administratorului și angajaților CreditBun despre modificările legislative cu impact asupra CreditBun;

- verifică, redactează și avizează din punct de vedere juridic diferite documente încheiate de CreditBun;

- asigură redactarea/modificarea contractelor cu participarea CreditBun;

- reprezintă CreditBun în relația cu autoritățile publice inclusiv în Instanța de Judecată;

- efectuează demersurile necesare în vederea soluționării plângerilor/reclamațiilor/litigiilor împotriva CreditBun;

-asistă și acordă servicii de consultanță juridică CreditBun;

- pe baza solicitărilor primite de la administrator, formulează opinii juridice.

9.5. Departamentul financiar funcționează sub conducerea Contabilului Șef, subordonat Administratorului CreditBun. Principalele atribuții ale Departamentului Financiar sunt:

- să raporteze Administratorului periodic și de câte ori este necesar - cu privire la aspectele cantitative și calitative ale activității desfășurate;

- să colecteze, să analizez, să proceseze și să înregistreze informațiile financiare și contabile;

- să întocmească evidențe contabile la zi, în conformitate cu Legea contabilității nr. 113 din 27.04.2007, Legea nr. 287 din 15.12.2017, precum și cu alte Legi;

- să întocmească evidența tuturor plăților, inclusiv angajaților CreditBun;

- să întocmească și să transmită în timp rapoartele respective autorităților prevăzute de Legislație;

- să elaboreze note informative, rapoarte și declarații solicitate de conducerea CreditBun cu privire la activitatea financiară;

- să întocmească rapoarte specifice în conformitate cu actele normative de reglementare a contabilității și raportării financiare și cu actele normative ale autorității de supraveghere;

- să prezinte autorității de supraveghere situațiile financiare și rapoartele specifice în forma și cu periodicitatea stabilită de legislație și de actele normative în conformitate cu Legislația;

- să țină evidenta tuturor bunurilor și să întocmească anual inventarul patrimoniului;

- să asigure gestionarea extraselor de conturi corespunzătoare plăților și încasărilor, altele decât cele legate de contractele de credit;

- să pregătească bugetul veniturilor și cheltuielilor și a programului de activitate pentru exercițiul financiar următor.

9.6. Departamentul secretariat se ocupă de corespondența prin intermediul scrisorilor oficiale și se ocupă de recepționarea contractelor de credit semnate prin intermediul partenerilor. Principalele atribuții sunt: 

- trimiterea scrisorilor și notificări de reamintire clienților îndatorați;

- prelucrarea contractelor de credit semnate pe hârtie;

- scanarea și atașarea documentelor la profilul clientului în SIC;

- manipularea corespondenței de intrare - sortarea acestora;

- arhivarea contractelor de credit pe suport hârtie și întreținerea arhivelor.

 

10. Dispoziții finale.

 

10.1. Acest regulament va fi revizuit și actualizat de fiecare dată când este considerat a fi necesar, pentru a asigura coerența acestuia cu strategia CreditBun și legislația în vigoare.

10.2. Șefii de Departamente sunt responsabili de actualizarea Regulamentului.

 

Aprobat de 

Cojocaru Laurențiu

Administrator OCN CREDITBUN SRL